L’observation des crises précédemment survenues permet de mettre en évidence le déroulement d’un processus généralement semblable qui comporte plusieurs étapes s’enchaînant plus ou moins rapidement.
La connaissance de cet enchaînement en phases successives permet d’identifier les étapes incontournables. La gestion de crise répond ainsi à ce processus en permettant d’influer sur différents leviers d’actions.
En effet, de manière pro-active, cela met en évidence la nécessité d’agir en amont de la crise en mettant tout en œuvre pour se préparer au mieux.
Dès lors, l'équipe en charge de la gestion de crise sera en capacité de développer une bonne analyse de la situation et disposera des clés de compréhension nécessaire pour faire face à l'évènement.
Quelle sont les phases successives d'une crise ?
En définitive, la phase de fonctionnement normal au sein de l’organisation concernée doit pouvoir être mise à profit pour se préparer à la réponse opérative avant que la crise n’éclose. C’est lors de cette phase de fonctionnement normal que les efforts doivent être portés sur la planification permettant de concevoir l’organisation à mettre en œuvre et la structuration de la cellule de crise. Cette période est également propice à la formation et à l’entrainement des acteurs concernés.
Lorsque débute la période d’incubation, outre le fait que les signes annonciateurs peuvent être difficiles à mesurer, le temps de la préparation est compté. Si des signaux faibles sont observés et permettent d’identifier ce seuil critique, les efforts doivent alors être portés sur l’anticipation face à l’évènement redouté.
Lorsque la crise survient, sous l’effet d’un évènement déclencheur, l’organisation doit alors se mettre en ordre de bataille. Il s’en suit consécutivement avec le début de la crise la nécessité d’armer la cellule de crise pour en assurer la conduite.
Ce n’est qu’après un retour à la normal que l’organisation impactée peut envisager les réajustements nécessaires permettant de retrouver un nouveau fonctionnement nominal.
Phase de fonctionnement normal
L’organisation socio-professionnelle suit initialement son mode d’activité courante, la raison d’être de la structure étant sa préoccupation majeure afin, par exemple, d’assurer son système de production de biens et/ou de services ou la délivrance de sa mission d'intérêt général.
Idéalement, cette période doit pouvoir être mise à profit pour capitaliser du savoir et s’adapter à faire face à un évènement redouté. Il peut s’agir d’ajustements, au regard de situations précédemment rencontrées. C’est aussi une période propice à la conception d’une planification de crise permettant d'élaborer ou d’adapter les procédures et l’organisation interne.
En application des mesures organisationnelles prévues dans la planification de crise, cette période est bénéfique également pour rôder les équipes et s’exercer à l’activation de cellules de crise.
Période d'incubation
Cette phase se caractérise par un ensemble d’imperfections, d’anomalies, de défaillances techniques ou organisationnelles qui surviennent insidieusement au cours de la phase de fonctionnement normal. Pris dans une certaine habitude du quotidien, il est fréquent que les signes annonciateurs ne soient pas clairement perçus, voire qu'ils soient ignorés.
Pourtant, une série d’incidents, insuffisances, de dysfonctionnements, lorsqu’ils se cumulent sur un plus ou moins long terme engendrent un ensemble de facteurs de vulnérabilités au sein de l’organisation.
Identifiés suffisamment tôt, les actions correctives peuvent pourtant permettre d’éviter un basculement qui deviendra difficilement contrôlable. Ces informations sont parfois dénommées :
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Signaux avertisseurs ;
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Signes avant-coureurs ;
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Prodromes ;
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Signaux de danger.
Cette série de présages doit finalement permettre les ajustements d’évitement de crise. En l’absence d’action efficace, ils augmentent en intensité jusqu’à tendre vers un environnement favorable à un basculement vers une situation de crise. Dénommés aussi signaux faibles qu’il faut pouvoir déceler, ces informations sont indispensables dans le cadre de la mise en œuvre d’un management stratégique.
Au sein des organisations suffisamment matures et bien préparées en termes de gestion de crise, c'est dès cette phase que l'activation d'une cellule de crise peut s'avérer nécessaire. Sans pour autant être pleinement activée dans toutes ses fonctions, la cellule de crise qui se réunit a pour avantage de raisonner par anticipation afin d'identifier les options permettant d'éviter un basculement vers une situation de crise.
Le responsable de la structure constitue une équipe chargée de réaliser une évaluation de la situation en mesurant les dommages et les impacts potentiels en cas d'aggravation d'un évènement, sans en minimiser ni en sur-aggraver les conséquences.
En posant son raisonnement stratégique suffisamment en amont, le responsable de la structure concernée, tout en s'appuyant sur le fruit des réflexions de sa cellule de crise, pourra prendre en compte les différentes répercussions possibles et ainsi être éclairé dans ses prises de décision.
Ce temps peut également être mis à profit par le responsable de la structure pour engager son plan de communication de crise, notamment auprès des employés et des membres de son organisation, voire auprès des clients dans le cas d'une entreprise.
Évènement déclencheur
Lorsque plusieurs éléments se conjuguent, sur un terrain fécond, un évènement parfois anodin peut suffire à entraîner un déséquilibre dans l’organisation. Parfois, certains facteurs aggravants peuvent aussi influencer la situation et amplifier ce phénomène.
C’est généralement dans cette phase que les prises de décision deviennent particulièrement délicates, car elles s’inscrivent dans un environnement défavorable avec une temporalité souvent très contrainte.
Début de la crise
On considère que la crise débute dès lors que l’organisation perd la maîtrise des évènements et peine à empêcher les conséquences, voire à les limiter.
Le phénomène de basculement en situation de crise est alors irréversible, ce qui impose de mettre en œuvre une réponse adaptée à la hauteur de l’amplitude de la crise.
L’organisation est alors rentrée dans la phase aiguë de la crise.
Étape d'ajustement
Consécutivement à un état de choc et même de sidération parfois, l’organisation met en œuvre les mesures visant à enrayer le phénomène et consacre, dans un premier temps, ses principaux efforts aux actions salvatrices.
Il est fréquent que le concours à des partenaires extérieurs à l’organisation soient indispensables comme l'engagement de secours publics, le recours à des forces de sécurité intérieures, la mobilisation d’experts ou de spécialistes.
C’est au cours de cette phase que les méthodes de conduite de situations de crise prennent réellement toute leur importance. L’activation d’une cellule de crise est incontournable. Dans une collectivité locale, le maire s'appuie sur son poste de commandement communal (PCC) qu'il aura activé dans le cadre de son plan communal de sauvegarde (PCS). Dans un établissement d'enseignement, de santé ou dans une entreprise, le chef d'établissement doit pouvoir s'appuyer sur l'activation d'une structure de conduite spécifique qui est alors indispensable, telle qu'une cellule de crise.
L’efficacité de la réponse apportée sera intimement liée à l’importance des moyens organisationnels, managériaux, techniques, économiques et humains mobilisés. Ceux-ci sont aussi confrontés à l’ampleur de la crise qui peut également se poursuivre dans le temps par rebonds et effets dominos.
Au cours de cette gestion évènementielle, la conduite de la situation de crise impose de l’endurance managériale en s’inscrivant souvent dans la durée. Les acteurs impliqués gèreront d’autant mieux la situation qu’ils auront pu être préparés et exercés en amont.
Retour à une situation normale
Cette phase de transition caractérise la sortie de crise, mais nécessite encore une grande vigilance afin d’éviter la survenue de nouvelles problématiques.
Parfois, cette étape cruciale s’inscrit également dans la durée en nécessitant d’organiser la réparation, la reconstruction et/ou la réhabilitation de l’ensemble des composantes qui auront été atteintes.
Réajustements managériaux et culturels
Étape ultime, elle intervient très rapidement et parfois concomitamment avec celle qui précède.
Cette phase ne doit pas être négligée car elle permet de conduire le retour d’expérience, appelé communément RETEX. Toute organisation qui souhaite développer sa résilience, c’est-à-dire renforcer sa capacité à pouvoir faire face à l’avenir, se doit d’assurer cette démarche.
En s’inscrivant dans un système apprenant, l’organisation se renforce selon un principe d’amélioration continue. Chaque acteur impliqué doit pouvoir aussi s'exprimer et se libérer du poids subi au cours de la survenu de l’évènement chaotique que représente la crise.
Les perspectives de la gestion de crise
Les différentes phases d'une crise présentées ci-dessus mettent en évidence la nécessité de donner une place prépondérante à la conception et à l'organisation de la cellule de crise. Cela permet aux différentes parties prenantes d'être en capacité d'agir sur l'ensemble des leviers d'action en favorisant l'anticipation, puis la conduite de la situation. L'activation d'une cellule de crise répond généralement aux procédures élaborées dans le cadre des plans de secours, qu'ils soient internes comme externes à la collectivité publique, à l'établissement d'enseignement, de santé ou à l'entreprise.
Quel que soit le plan de secours activé, celui-ci prévoit généralement l'organisation de la communication de crise. Cette démarche est incontournable. Les crises successives ont nettement mis en évidence l'importance de la prise en compte de cette dimension par l'équipe en charge du management des opérations. Que ce soit dans les collectivités publiques, les établissements d'enseignement, de santé ou les entreprises, le management des activités de la cellule de crise passe par la prise en compte de cet aspect. En l'absence de communication de crise, le risque est que la perception de la situation par des observateurs extérieurs soit faussée et sujette à interprétations.
Face à l'urgence d'une situation, les risques potentiels de blocage et d'inaction sont limités grâce à une préparation le plus en amont possible. L'ensemble des ressources sollicitées a alors pour vocation de limiter l'impact de la crise, les dommages causés, ainsi que de préserver les activités exercées par la structure.
Selon la maturité de l'organisation concernée, il y a lieu d'activer le modèle de conduite des opérations le mieux adapté. Avec une préparation réfléchie et élaborée en amont, notamment au travers de formations, d'entraînements et d'exercices ciblés, l'ensemble des acteurs dispose des clés nécessaires pour appréhender chacune des situations. Pour ce faire, Alpes Léman Sécurité Consult® est à votre entière disposition pour vous apporter toutes les informations nécessaires.